Kennen Sie das auch? Sie haben einen großen Stapel von 1.000.000 Aufgaben vor sich liegen, trotzdem finden Sie sich immer wieder auf Facebook „rum scrollen“ oder andere unwichtige Dinge erledigen? Irgendwie kommen Sie nicht dazu, die wirklich wichtigen Dinge zu tun? Und wenn, dann schweifen Ihre Gedanken sofort wieder ab zu anderen Sachen, die Sie jetzt „viel dringender“ erledigen sollten?

Ich werde immer wieder von meinen Kunden gefragt, wie sie fokussiert arbeiten können und nicht ständig abgelenkt werden. Und wie sich die eigenen Gedanken fokussieren lassen. Dazu stelle ich hier eine geniale Technik vor.

Vielleicht kennen Sie das Gefühl, wenn Sie absolut abtauchen und alles um sich herum vergessen. Diesen Zustand kennen wir unter „im Flow sein“. Ich selbst weiß es sehr gut, wie man total in einer Aufgabe aufgeht und sein Umfeld vergisst bzw. ignoriert. Vor Jahren war ich Hauptschüler und musste wegen Rechtschreibung und Schönschrift nachsitzen. Ich konnte nicht rechnen und war insgesamt eher am unteren Ende der Notenskala. Eines Tages wurden uns die verschiedenen Wege vorgestellt, wie man es doch noch zum Abitur schafft. Ich hab das jedoch nie gemacht - nur ein Fachabitur. Dennoch habe ich inzwischen zwei Master-Abschlüsse, eine Firma und berate, coache und trainiere Führungspersönlichkeiten in Unternehmen, Konzerne und Bundesbehörden. Ich lerne ständig neues dazu, wachse über mich hinaus und helfe anderen, zu wachsen und einen Beitrag zu leisten. Mein Ziel ist es, dass nie wieder jemand wegen seines Chefs kündigt, sondern in seinem Alltag und im Job aufblühen kann.

Mein Weg war und ist steinig, kurvig und abenteuerlich. Aber immer, wenn ich etwas tue, dann ganz oder gar nicht, fokussiert und mit völligem Einsatz.

Eine Technik dafür können Sie sofort umsetzen, um das zu erreichen, was Sie erreichen wollen.

Eine Warnung, bevor Sie diese Methode anwenden: wenn Sie mit dieser Technik ein Loch buddeln, das niemand braucht, haben Sie sehr fokussiert etwas Sinnloses gemacht.

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik hat ihren Namen vom Erfinder der Methode. Dieser war Italiener und benutzte eine Küchenuhr in Form einer Tomate (Pomodoro auf Italienisch), um besser zu fokussieren.

Für diese Technik benötigen Sie

• einen Timer,
• einen Zettel (ich nehme immer DIN-A4 Blätter, welches immer vor mir liegt),
• einen Stift und
• ein paar Ziele/Aufgaben, die Sie erledigen möchten.

An sich ist diese Arbeitsweise wie beim agilen Arbeiten in mehrere Arbeitsphasen und eine Planungsphase unterteilt. Sie setzen sich den Timer auf 25 Minuten und arbeiten in dieser Zeit intensiv an einer einzigen Aufgabe. Diese Aufgabe haben Sie zuvor ausgewählt (das wichtigste zuvor) und grob in Teilaufgaben unterteilt.

Sobald Ihnen Ihr Gehirn während dieser 25 Minuten in die Quere kommt und sagt: "ruf noch diese oder jene Person an", "schau kurz auf Facebook, was es so neues gibt", "checke kurz deine Mails", "chatte kurz deine Mitarbeiter an" oder was auch immer Ihnen Ihr Gehirn so einflüstert:

SCHREIBT ES AUF DEN DIN-A4 ZETTEL AUF UND MACH ES SPÄTER.

Auf diese Art und Weise ist es für Ihr Gehirn abgehakt und der Gedanke kommt nicht so schnell wieder. Im Durchschnitt hat das menschliche Gehirn 50 Gedanken pro Minute (wie auch immer das gemessen wurde). D. h. es sind 1.250 Gedanken in den 25 Minuten, die Ihnen so kommen. Wenn Sie jedem hinterher-denken bzw. hinterher-handeln, kommen Sie zu gar nichts mehr...

Und was ist jetzt mit den ganzen anderen unwichtigen und dringenden Unterbrechungen, die so schön unser Gehirn in Wallung bringen und den Dopaminspiegel - im Volksmund gilt es als Glückshormon - in die Höhe treiben? Was ich damit genau meine?

SINNLOSE UNTERBRECHUNGEN, bekannt als Benachrichtigungen:

• Anrufe,
• Chatnachrichten,
• News-Updates,
• E-Mails,
• ...

Sobald eine von diesen Unterbrechungen reinkommt, werden Sie abgelenkt und kommen nur mehr schwer in die aktuelle Tätigkeit rein. Hier bringt es nichts, dass Sie sich dann aufschreiben, dass Sie Ihre wertvolle Zeit der Unterbrechung widmen. Das einzige, dass hier funktioniert:

ALLE NOTIFICATIONS ABSCHALTEN. SOFORT.

Sie sind in einer führenden Position, und nicht ein Getriebener. Ihr Team soll sich darum kümmern. Und wenn Sie glauben, dass kein Rückruf oder keine Antwort maximal 25 Minuten warten kann, hat Sie Ihr Unternehmen ganz schön im Griff.

Andere Unterbrechungen sind aber auch Mitarbeiter, Kunden oder Zulieferer, die an Ihrer Tür klopfen und sofort Ihre Hilfe brauchen. Machen Sie in den 25 Minuten die Tür zu und sag, dass Sie derzeit nicht gestört werden wollen. Um Ihre Kunden und Zulieferer kümmert sich Ihr Team, nicht Sie! Wenn Ihre Mitarbeiter etwas von Ihnen benötigen, dann sollen sie sich zum Beispiel per Chat melden. Oder noch besser, etablieren Sie so etwas Ähnliches wie eine Sprechstunde: Das Daily Stand-up, hier treffen sich alle zu einer bestimmten Uhrzeit und tauschen sich kurz aus, was es so Neues gibt. Wenn Sie glauben, dass das bei Ihnen nicht funktioniert, siehe oben ...

Zurück zur Pomodoro-Technik ...

Sie haben jetzt 25 Minuten unterbrechungsfrei an einer Aufgabe gearbeitet, haben alle Ablenkungen aufgeschrieben und jetzt eine Liste mit „total wichtigen“ Aufgaben vor sich liegen. Diese Liste könnte vielleicht diese Punkte beinhalten:

• Facebook checken
• LinkedIn checken
• Emails checken
• Max Mustermann anrufen
• Angebot an die Muster GmbH erstellen
• Konto checken
• Überweisungen tätigen
• ...

Nach der 25-minütigen Arbeitsphase folgt eine fünfminütige Planungsphase. Sie setzen sich Ihren Timer auf fünf Minuten, gehen die Liste durch und priorisiert die alten und die neu hinzugekommenen Aufgaben. Sie können auch Ihre To-Achieve-Liste für neue Aufgaben für die nächste Arbeitsphase prüfen. Die To-Achieve-Liste wird in diesem Artikel näher beschrieben. In den fünf Planungs-Minuten arbeiten Sie KEINEN PUNKT AB! Das machen Sie in der Arbeitsphase. Vielleicht bzw. sehr wahrscheinlich ist jetzt eine Aufgabe, die in den vorherigen 25 Minuten kam, nicht mehr wichtig oder relevant. Die streichen Sie dann einfach raus.

Nach den fünf Minuten beginnen Sie wieder von vorn mit einer neuen 25-minütigen Arbeitsphase.

In der Regel sollten Sie nach vier Pomodoris (Arbeits- plus Planungsphase = 30 Minuten) eine Pausen-Pomodori machen, also 30 Minuten NICHT ARBEITEN. Sollten Sie hier wieder 1.250 Gedanken oder andere Ablenkungen neue Aufgaben erledigen wollen, einfach auf die Liste auf (siehe oben).

Diese Methode ist sehr effektiv für alle, die mehr erreichen wollen, als alle anderen. Es gibt noch viele weitere Methoden, Techniken und Ansätze. Diese können wir Ihnen gerne zeigen und in Ihrem Unternehmen einführen.

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Bis dahin wünsche ich Ihnen alles Gute,

Ihr Andreas Kriwan.

PS: Wie ich schon sagte, bei dieser Methode ist es besonders wichtig, dass Sie auch die Dinge mit dem größten Hebel angehen. Ansonsten sind Sie zwar effektiv, aber nicht effektiv. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.

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