Viele von uns haben den Begriff bestimmt schon mal gehört und haben sich gefragt, was sich eigentlich hinter dem Begriff der agilen Organisation verbirgt. Es geht um einerseits zeitgemäße Mitarbeiterführung, um die Nähe zum Kunden und um moderne Arbeitskultur, in der sich Mitarbeiter wohlfühlen.
Vielleicht habt ihr schon einmal von modernen Arbeitsmethoden wie Design Thinking oder Scrum gehört. Sie alle verbindet der Gedanke der Agilität.
Das bedeutet, dass sie die sich in einer digitalen Arbeitswelt schnell entwickelnden Probleme mit neuen Ansätzen und Strategien zu lösen versuchen. So weisen agile Methoden häufig ein anderes Hierarchie-Verständnis als traditionelle Arbeitsweisen auf, unterteilen und setzen auf häufiges Feedback und Kontrollschleifen.
Um den Begriff der agilen Organisation zu klären, werfen wir erstmal einen Blick auf das Wort Agilität. Wir definieren Agilität im Business Kontext als Fähigkeit von Unternehmen, sich flexibel und dynamisch an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen, um die Wertschöpfung in der Organisation durch höhere Mitarbeiterzufriedenheit sowie Umsatzwachstum zu steigern.
Darüber hinaus ist eine agile Organisation durch besondere Werte, Methoden und Prinzipien gekennzeichnet, die vom Management und Personal gleichermaßen gelebt und umgesetzt werden. Achtung: Ja genau, das Management muss in Sachen Agilität unbedingt als Vorbildfunktion agieren - dazu später mehr. Gerade in veränderungsintensiven und unsicheren Zeiten, wie wir sie aktuell erleben (Stichwort VUCA Volatilität, Unsicherheit, Komplexität/Complexity, Ambiguität), hilft Agilität bei der Bewältigung einer Vielzahl von komplexen Herausforderungen. Wichtig ist unserer Meinung nach das gemeinsame Verständnis für Selbstorganisation, Prozesse und die Nähe zum Kunden.
Nähern wir uns der Begriffsdefinition noch ein Stückchen.
Was ist agil?
Agil ist durch eine wiederholende - iterative - Herangehensweise gekennzeichnet, wodurch Produkte inkrementell entwickelt werden. Regelmäßige Feedbackschleifen zum Kunden ermöglichen eine frühzeitige Auslieferung einzelner fertiger Produktinkremente.
Was macht eine agile Organisation aus?
Schnelligkeit und Flexibilität
Agilität fördert in einer Organisation den Abbau von Strukturen. Wir erleben schon seit längerer Zeit einen Umbruch in der Arbeitswelt. Komplexität bestimmt unseren Arbeitsalltag. Deshalb ist es wichtig, dass Entscheidungen da getroffen werden, wo auch das Fachwissen vorhanden ist. Empowerment erzielt die besten Resultate mit selbstorganisierten Teams und klar festgelegten Rollen. Daraus ergibt sich auch die Fähigkeit, über mehrere Teams und Standorte hinweg zu arbeiten und dabei effizient zu bleiben. Traditionelle Top-Down Führung und starre Regelwerke werden durch die Vorgabe eines Rahmens ausgetauscht. Dadurch können Teams, schnell und situationsbedingt auf wechselnde Rahmenbedingungen handeln und die Managementebene kann ihre Kapazitäten ganz der strategischen Planung widmen.
Kundenorientierte Prozessstrukturen
In einer agilen Organisation werden Prozesse konsequent an den Kunden ausgerichtet, d.h. im Fokus steht der Kundennutzen. Anforderungen und die Erwartung, Änderungen am besten gestern schon umgesetzt zu haben, steigen täglich an. Ist der Kunde ein Bestandteil der Organisation, kann ein Produkt effizienter an seine Bedürfnisse angepasst werden. Dies gelingt durch kurze Kommunikationswege und regelmäßige Feedbackschleifen zwischen dem Kunden und Auftraggebern. Die Wahrscheinlichkeit, dass die tatsächlichen Anforderungen erfüllt werden, ist somit um ein vielfaches höher. Auch Fehler können schnell erkannt sowie behoben werden.
Agiles Mindset
Unter einem agilen Mindset werden Denkweisen, Haltungen und Einstellungen verstanden, die als Grundvoraussetzungen für agiles Handeln und Arbeiten gelten. Die starre Einhaltung von Vorgehensweisen blockieren bei wechselnden Rahmenbedingungen den Arbeitsflow. Deshalb ist es wichtig, Abläufe bei Bedarf anzupassen und kontinuierlich zu verbessern. Diese permanenten Veränderungen werden mit einer positiven Grundhaltung angenommen und resultierende Herausforderungen als Chance für das Wachstum der Organisation angesehen. Auch im Falle eines Misserfolgs wird ein Wert für das Unternehmen geschaffen: Wissen! Deshalb gilt: Ausprobieren - Lernen - Adaptieren.
Was ist ein „agiles Mindset“?
Mindset ist Englisch und lässt sich mit „Mentalität“ oder „geistige Einstellung“ übersetzen. Grundsätzlich beschreibt es die Haltung, mit der man einer bestimmten Situation oder einem Problem gegenübertritt. So wird der Begriff Mindset häufig von Sportlern verwendet, die sich auf einen wichtigen Wettkampf vorbereiten.
Häufig berichten Teams und Unternehmen, die agile Methoden für ihre Prozesse testen, von Schwierigkeiten bei der Umsetzung. Hier kommt die Wichtigkeit des richtigen Mindsets zum Tragen. Nicht selten befinden sich diese Teams trotz ihrer modernen Herangehensweise mental noch in veralteten Denkmustern und gehen die Transformation nur halbherzig an.
Bei der Agilität gilt jedoch das Motto „alles oder nichts“. Wer sich agilen Methoden nicht mit einer gewissen Offenheit für Neues annähert, kann mit ihrer Hilfe nur selten die erwünschten Effekte erzielen. Wer aber Unsicherheiten akzeptiert, Fehler toleriert und sich auf Augenhöhe mit vormals „Untergebenen“ begibt, kann die Strukturen und Prozesse seines Teams mithilfe von Agilität stark verbessern.
Das agile Mindset der Vorgesetzten
Besonders die Einstellung des Vorgesetzten ist hierbei ausschlaggebend. Steht dieser nicht voll und ganz hinter einem neu eingeführten Arbeitssystem, sind auch Mitarbeiter skeptisch und gehen nicht „All in“ bei der Anwendung agiler Methoden. Verfügt die Führungskraft jedoch über ein agiles Mindset und lebt dieses seinen Kollegen aktiv vor, spiegelt sich dies sichtbar im Erfolg neuartiger Vorgehensweisen wider. Eine Führungspersönlichkeit ist ein Vorbild und geht mit gutem Beispiel voran.
Doch warum tun sich viele Vorgesetzte so schwer, sich ein agiles Mindset anzueignen und anzuwenden?
Dies kann verschiedene Gründe haben. Zum einen geht jede Transformation mit zusätzlichem Aufwand – zeitlich wie finanziell – einher und läuft nie auf Anhieb reibungslos. Ein gewisses Maß an Bequemlichkeit hält daher viele Vorgesetzte davon ab, derartige Änderungen konsequent durchzuführen.
Zum anderen bringen es agile Prozesse häufig mit sich, dass Vorgesetzte Teile ihrer bisherigen Kontrollbereiche an Mitarbeitende abgeben und teilweise mit diesen auf einer Ebene kommunizieren. Viele schrecken vor diesem vermeintlichen Kontrollverlust zurück und scheuen die Unsicherheit. Daher verfolgen sie die Agilität nur bis zu einem Punkt, an dem ihre Mitarbeitenden zu „Mitbestimmenden“ werden würden.
Fazit
Agil fördert frühe Wertschöpfung durch regelmäßigen Kontakt zum Kunden und schrittweiser Lieferung von kleinen Produktinkrementen. Positiv wirkt sich die Nähe zum Kunden auf das Risikomanagement aus, welches durch kontinuierliches Feedback und Weiterentwicklung erheblich minimiert wird. Die agile Organisation ermöglicht es ihren Mitarbeitern, sich auf eine Art und Weise zu verbinden, wie es traditionelle Organisationen nicht können. Diese Verbindung führt zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Teams mit positiven Ergebnissen bei ihrer Arbeit.
Ein agiles Mindset ist Voraussetzung für das Gelingen agiler Transformation. Dass dieses nicht selbstverständlich gegeben ist, ist ganz natürlich. Umso wichtiger ist es für Teams, sich ihrer Einstellung gegenüber agilen Prozessen bewusst zu werden und aktiv an dieser zu arbeiten, bevor sie übereilig dringend notwendige Änderungen ihrer Arbeitsprozesse in den Wind schlagen.
Transformation zur agilen Organisation
Die Fähigkeit einer Organisation, rasch auf ändernde Gegebenheiten zu reagieren, ist heute wichtiger denn je. Viele Unternehmen entscheiden sich daher für einen modernen Ansatz der Unternehmensführung. Eine zukunftsfähige Organisation ist durch besondere Werte, Methoden und Prozesse gekennzeichnet und daher für die aktuellen und kommenden Herausforderungen sehr gut gewappnet.
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Bis dahin wünsche ich Ihnen alles Gute,
Ihr Andreas Kriwan.
PS: Wir selbst machen, was wir sagen. Unsere Firma ist auf den Prinzipien der Agilität aufgebaut und wir suchen immer neue Wege, uns kontinuierlich weiterzuentwickeln. Ihnen ist bestimmt etwas aufgefallen, das Sie an unserer Stelle besser machen würden. Wir freuen uns über Ihr Feedback! Denn nur so können wir uns immer näher an die Bedürfnisse unserer Klient:innen ausrichten.