Achtung! Hier gehts um Effizienz.

October 12, 2020, 9:12 am

Achtung! Hier gehts um Effizienz.

Kennst du das auch? Du hast einen großen Stapel von 1.000.000 Aufgaben vor dir, trotzdem findest du dich immer wieder auf Facebook rumscrollen oder andere unwichtige Dinge erledigen? Irgendwie kommst du nicht dazu, die wirklich wichtigen Dinge zu tun? Und wenn, dann schweifen deine Gedanken sofort wieder ab zu anderen Sachen, die du jetzt „viel dringender“ erledigen solltest?

Ich werde immer wieder von meinen Kunden gefragt, wie sie fokussiert arbeiten können und nicht ständig abgelenkt werden. Und wie sich die eigenen Gedanken fokussieren lassen. Dazu stelle ich euch gleich eine geniale Technik vor.

Vielleicht kennst du das, wenn du absolut abtauchst und alles um dich herum vergisst. Diesen Zustand kennen wir unter „im Flow sein“. Ich selbst weiß es sehr gut, wie man total in einer Aufgabe aufgeht und sein Umfeld vergisst bzw. ignoriert. Vor Jahren war ich Hauptschüler und musste wegen Rechtschreibung und Schönschrift nachsitzen. Ich konnte nicht rechnen und war insgesamt eher am unteren Ende der Notenskala. Eines Tages wurden uns die verschiedenen Wege vorgestellt, wie man es doch noch zum Abi schafft. Inzwischen habe ich zwei Master-Abschlüsse, eine Firma und berate mittlere Unternehmen, Konzerne und Bundesbehörden. Ich lerne ständig neues dazu, wachse über mich hinaus und helfe anderen, zu wachsen und einen Beitrag zu leisten. Mein Ziel ist es, dass nie wieder jemand wegen seinem Chef kündigt, sondern in seinem Alltag und im Job aufblühen kann.

Mein Weg war und ist steinig, kurvig und abenteuerlich. Aber immer, wenn ich etwas tue, dann ganz oder gar nicht, fokussiert und mit völligem Einsatz.

Eine Technik dafür kannst du sofort umsetzen, um das zu erreichen, das du erreichen musst. Es gibt noch viele andere, da kann ich dir sicher mit meinem Beraterteam weiterhelfen.

Achtung! Hier geht’s um Effizienz. Wenn du mit dieser Technik ein Loch buddelst, das niemand braucht, hast du sehr fokussiert etwas sinnloses gemacht.

Die Pomodoro-Technik:

Die Pomodoro-Technik hat ihren Namen vom Erfinder der Methode. Dieser war Italiener und benutzte eine Küchenuhr in Form einer Tomate (Pomodoro auf Italienisch) um besser zu fokussieren.

Für diese Technik benötigst du

  • einen Timer,
  • einen Zettel (ich nehme immer Din-A4 Blätter, der immer vor mir liegt),
  • einen Stift und
  • ein paar Ziele/Aufgaben, die du erledigen möchtest.

An sich ist diese Arbeitsweise wie beim agilen Arbeiten in mehrere Arbeits- und eine Planungsphasen unterteilt. Du setzt dir deinen Timer auf 25 Minuten und arbeitest in dieser Zeit intensiv an einer einzigen Aufgabe. Diese Aufgabe hast du zuvor ausgewählt (das wichtigste zuvor) und grob in Teilaufgaben unterteilt.

Sobald dir dein Gehirn während dieser 25 Minuten in die Quere kommen und dir sagt: "ruf noch diese oder jene Person an", "schau kurz auf Facebook, was es so neues gibt", "checke kurz deine Mails", "chatte kurz deine Mitarbeiter an" oder was auch immer dir dein Gehirn so einflüstert:

SCHREIBT DIR DAS AUF DEN DIN-A4 ZETTEL AUF UND MACH ES SPÄTER.

Auf diese Art und Weise ist es für dein Gehirn abgehakt und der Gedanke kommt nicht so schnell wieder. Im Durchschnitt hat das menschliche Gehirn 50 Gedanken pro Minute (wie auch immer das gemessen wurde). D. h. es sind 1.250 Gedanken in den 25 Minuten, die dir so kommen. Wenn du jedem hinterher-denkst bzw. hinterher-handelst, kommst du zu Garnichts mehr...

Und was ist jetzt mit den ganzen anderen ach so dringenden Unterbrechungen, die so schön unser Gehirn in Wallung bringen und den Dopaminspiegel - im Volksmund gilt es als Glückshormon - in die Höhe treiben? Was ich damit genau meine?

SINNLOSE UNTERBRECHUNGEN, bekannt als Notifications:

  • Anrufe,
  • Chatnachrichten,
  • News-Updates,
  • Emails,
  • ... .

Sobald eine von diesen Unterbrechungen reinkommt, bist du abgelenkt und kommst nur mehr schwer in deine aktuelle Tätigkeit rein. Hier bringt es nichts, dass du dir dann aufschreibst, dass du deine wertvolle Zeit der Unterbrechung widmest. Das einzige, dass hier funktioniert:

SCHALTE DEINE NOTIFICATIONS AB. SOFORT.

Du bist GeschäftsFÜHRER, und nicht der Getriebene von deinem Geschäft. Dein Team kümmert sich schon darum. Und wenn du glaubst, dass kein Rückruf oder keine Antwort maximal 25 Minuten warten kann, hat dich dein Unternehmen ganz schön im Griff. Wenn das so ist, kontaktiere uns und wir können dir hier weiter helfen.

Andere Unterbrechungen sind aber auch Mitarbeiter, Kunden oder Zulieferer, die an deiner Tür klopfen, und sofort deine Hilfe brauchen. Mach hier einfach deine Tür zu und sag, dass sie dich derzeit nicht stören sollen. Um deine Kunden und Zulieferer kümmert sich dein Team, nicht du. Wenn deine Mitarbeiter etwas von dir benötigen, dann sollen sie dich zum Beispiel anchatten. Oder noch besser, etabliere so etwas ähnliches wie eine Sprechstunde: Das Daily Standup, hier treffen sich alle zu einer bestimmten Uhrzeit und tauschen sich kurz aus, was es so Neues gibt. Wenn du glaubst, dass das bei dir nicht funktioniert, siehe oben... .

Zurück zur Pomodoro-Technik...

Du hast jetzt also deine 25 Minuten unterbrechungsfrei an einer Aufgabe gearbeitet, hast alle Ablenkungen aufgeschrieben und hast jetzt eine Liste mit total wichtigen Aufgaben vor dir. Diese Liste könnte vielleicht diese Punkte beinhalten:

  • Facebook checken
  • LinkedIn checken
  • Emails checken
  • Max Mustermann anrufen
  • Angebot an die Muster GmbH erstellen
  • Konto checken
  • Überweisungen tätigen
  • ...

Nach der 25-minütigen Arbeitsphase folgt eine fünfminütige Planungsphase. Du setzt dir deinen Timer jetzt auf fünf Minuten, gehst die Liste durch und priorisiert die alten und die neu hinzugekommenen Aufgaben. In diesen fünf Minuten arbeitest du KEINEN PUNKT AB! Das machst du in der Arbeitsphase. Vielleicht bzw. sehr wahrscheinlich ist jetzt eine Aufgabe, die in den vorherigen 25 Minuten kam, nicht mehr wichtig oder relevant. Die streichst du dann einfach raus.

Nach den fünf Minuten beginnst du wieder von vorn mit einer neuen 25-minütigen Arbeitsphase.

In der Regel solltest du nach vier Pomodoris (Arbeits- und Planungsphase = 30 Minuten) eine Pausen-Pomodori machen, also 30 Minuten NICHT ARBEITEN. Sollten dir hier wieder deine 1.250 Gedanken oder andere Ablenkungen neue Aufgaben geben wollen, schreib sie auf (siehe oben).

Diese Methode ist sehr effektiv für alle, die mehr erreichen wollen als alle anderen. Wenn du mehr über diese Methode oder andere Themen wissen möchtest, dann kannst du uns gerne anschreiben. Wir melden uns bei dir.

@Andreas Kriwan - 12. Okt. 2020

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